A menudo en la empresa encontramos situaciones de desorden donde la informática de gestión podría ayudar: un proceso lento, un equipo desorganizado,  falta de control ante un pico de trabajo, olvidos, datos que se pierden o simplemente dificultad para saber qué está pasando en cada momento con precisión.

Entonces, al sondear el mercado quedamos un poco abrumados de todas las posibilidades que ofrece y sus diferentes costes e implicaciones. Muchos clientes llegan a nosotros en este punto y por lo general están bastante desorientados ante las opciones que existen.

Vamos a resumir las cuatro formas que existen de resolver un problema en informática de gestión con sus pros, sus contras y sus características principales:

 1. OFIMÁTICA

Es la navaja suiza de la informática de gestión. Vale para todo. Hay muy pocos problemas que no puedan resolverse de forma más o menos provisional con una metodologia de trabajo apoyada por hojas Excel, documentos de Word, el calendario de Outlook, correos electrónicos y carpetas compartidas en un servidor.

Pros:

  • Es barato
  • Puedes hacértelo tú mismo
  • Se adapta a la forma de trabajo de la organización
  • Es muy rápido de implementar
  • Existe un verdadero genio del Excel en cada empresa…

Contras:

  • Solucionar un problema exclusivamente con ofimática suele dar lugar a procesos muy manuales, que requieren intervención humana para todos los pasos y son muy susceptibles a errores.
  • Los datos introducidos no se validan, son difíciles de totalizar, analizar y resumir
  • En general, el ordenador realiza pocas o ninguna acciones importantes para nosotros de forma automática.
  • El todopoderoso copy paste muchas veces se vuelve en contra del usuario y se generan errores en el día a día que son difíciles de detectar.

Indicado para: Soluciones provisionales para nuevos problemas, procesos no críticos en la organización, presupuestos muy limitados.

2. PAQUETES CERRADOS o ESTÁNDAR

Es el primer gran salto cualitativo en la informática de gestión. En esta categoría entran los programas comerciales, “listos para usar” que resuelven problemáticas concretas comunes a todas las empresas y organizaciones: paquetes de facturación, gestión documental, contabilidad, almacén, recursos humanos, relaciones con clientes (CRM), etc. A diferencia de las soluciones basadas en ofimática, los paquetes cerrados automatizan todo lo posible las acciones más repetitivas de cada proceso.

Pros:

  • Los paquetes cerrados ofrecen la mejor relación calidad / precio de la informática de gestión,
  • A diferencia de la ofimática, permiten ahorrar mucho tiempo en tareas repetitivas,
  • Controlan los errores humanos
  • Permiten obtener informes globales de los procesos en cualquier momento y con rapidez.

Contras:

  • Requieren formación específica para aprender a usarlos
  • Están estrictamente limitados a un área de gestión en la empresa
  • Son “rígidos” (hacen lo que hacen y no pueden cambiarse). El usuario debe adaptarse a la funcionalidad del programa.
  • Sólo existen paquetes cerrados para las problemáticas “típicas” y más comunes de las empresas.
  • Pueden no llegar a cubrir el 100% de las peculiaridades de nuestro negocio.

Indicado para: Los procesos básicos de la empresa: facturación, contabilidad, gestión documental, nóminas, etc.

Consejo: Busca paquetes cerrados que tengan buena capacidad de importar y exportar información a ofimática y a otras herramientas (los informáticos lo denominamos “integración” con otros programas), de ese modo es posible configurar un “ecosistema” de aplicaciones que colaboren entre sí de modo eficiente.

Soluciones de R2 Sistemas: R2 Mando y R2 Docuo son paquetes cerrados de R2 Sistemas para gestionar Facturación y Gestión Documental en empresas respectivamente.

3. SOLUCIONES SECTORIALES

Las soluciones sectoriales son aplicaciones informáticas de gestión diseñadas para resolver las necesidades  específicas de un sector de actividad concreto. Engloban las funcionalidades básicas de un paquete cerrado, pero además añaden funcionalidades específicas del sector. Así es posible encontrar soluciones sectoriales para agencias de traducción, academias de idiomas, empresas de marketing, talleres mecánicos, gestorías adminisitrativas o despachos de abogados.

Por ejemplo, en una solución sectorial para una agencia de traducciones, además de encontrar las funcionalidades básicas de facturación o control de pagos y cobros de un paquete estándar de facturación, se dispone de una base de datos de traductores con campos específicos. En una gestoría administrativa, el programa contemplará los pasos y plazos para los diversos trámites, etc.

Pros:

  • Si disponemos de software sectorial para nuestra actividad, este tipo de solución suele cubrir de forma muy específica las necesidades del negocio,
  • Podemos beneficiarnos de que el programa no es tan genérico como un paquete cerrado y los términos y funcionalidades que ofrece nos serán más familiares y útiles puesto que están pensados específicamente para nuestro negocio.
  • Las soluciones sectoriales suelen abarcar varias áreas de la gestión (facturación, proyectos, tesorería, recursos humanos, etc) en un sólo programa.

Contras:

  • El precio de las soluciones sectoriales suele ser más alto que el de los paquetes cerrados.
  • Las soluciones sectoriales siguen siendo “rígidas” (hacen lo que hacen y no pueden cambiarse). Aunque los fabricantes de software ofrecemos “parametrizar” las herramientas sectoriales (esto es, ajustarle algunos parámetros) para adaptarla en lo posible a cada cliente, la realidad es que siempre se requiere un ejercicio de adaptación.
  • En muchas ocasiones no existe software sectorial para nuestro sector de actividad.
  • Requieren formación específica para aprender a usarlos, normalmente mas compleja que la de los paquetes cerrados
  • Se corre el riesgo de utilizar el mismo paquete software que la competencia (lo cual puede ser una ventaja o un inconveniente)

Indicado para: Empresas de tamaño mediano para cuyo sector existan soluciones de este tipo que encajen de forma razonable con su forma de trabajo.

Consejo: Evalua las soluciones sectoriales que más se utilicen en tu sector, pide a la empresa que te suministre el software referencias de clientes para tu actividad. En algunos sectores existen paquetes que se consideran casi un estándar por su gran difusión.

Soluciones de R2 Sistemas: R2 Metro dispone de módulos sectoriales para agencias de traducción, academias de idiomas, empresas de tarificación de tráfico telefónico, empresas de envío y recepción de remesas y giros monetarios, empresas de control de inspecciones y mantenimiento de equipos entre otras.

4. SOFTWARE A MEDIDA

Las herramientas a medida son el escalafón mas alto en la informática de gestión. Aunque se suele partir de elementos o “piezas” prediseñadas, cada aplicación se hace a medida tras una consultoría presencial con el cliente, en la que se estudian una por una sus necesidades.

A diferencia de otro tipo de soluciones, el software de gestión a medida, requiere un proyecto de desarrollo que comienza por una toma de requisitos y un estudio de la forma de trabajo de la organización. A continuación, los programadores ensamblan la solución y la ponen a disposición del cliente en un plazo que puede variar entre pocas semanas o varios meses.

Cuando el proyecto tiene éxito se obtiene una herramienta única totalmente adaptada a las necesidades de la empresa.

Pros:

  • Las soluciones a medida son la única herramienta que se adapta al 100% a la forma de trabajo de la empresa y no obliga a la organización a ajustarse al programa.
  • El software resultante puede modificarse y mejorarse a lo largo del tiempo, para adaptarlo a las nuevas necesidades de la organización.
  • Puede prepararse para exportar e importar datos de otras soluciones como paquetes cerrados, reduciendo considerablemente su tamaño.
  • Si el proyecto es correctamente realizado, el beneficio global que se obtiene en la gestión es muy alto y no puede equipararse en calidad a ninguna otra familia de soluciones.

Contras:

  • El software a medida es la solución mas cara de las herramientas software.
  • Las soluciones a medida son únicas y por tanto generan una fuerte dependecia del fabricante del software (en la práctica, sólo la empresa que fabricó el software pude mantenerlo).
  • Los plazos de desarrollo pueden demorarse debido a funcionalidades mal dimensionadas en la consultoría
  • Al ser un producto único para cada cliente, es normal que existan fallos o “bugs” en la solución que se irán resolviendo en los primeros meses de uso
  • Aunque requieren formación específica para aprender a usarlos, suele ser sencilla puesto que las pantallas y funcionalidades se diseñaron junto al cliente.

Indicado para: Empresas de tamaño mediano o grande para cuyo sector no existen soluciones sectoriales o que quieran hacer prevalecer su forma de trabajo en la informatización de sus procesos.

Consejo: Asegúrate de que el equipo consultor que tomará los requisitos cuenta con experiencia en tu sector o en sectores parecidos. Si no es posible, asegúrate de que la metodología que utilizan para documentar los requerimientos sea sólida y se te facilita una documentación completa del proyecto y unos plazos cerrados razonables antes de comenzarlo.

Soluciones de R2 SistemasR2 Metro es una plataforma de desarrollo de soluciones a medida con la que R2 Sistemas ha informatizado negocios de todos los tamaños desde hace más de 15 años.

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