Tras años desarrollando software a medida para empresas, si tuviera que dar algunos consejos a un directivo que se plantee desarrollar una aplicación a medida para cubrir cualquier necesidad de gestión en su empresa serían los siguientes:

Siempre en último lugar. El desarrollo de software a medida debería ser el último recurso. Corres el riesgo de reinventar la rueda y descubrir que has gastado tiempo y dinero en hacer algo bastante parecido a un paquete que ya existía. Es una buena idea sondear antes el mercado y evaluar los paquetes de software terminados que pudieran resolver todo o parte del problema. Te llevará algún tiempo y tendrás que asistir a varias demostraciones de diferentes fabricantes, pero merece la pena. Los paquetes cerrados son una inversión mucho más protegida que un desarrollo a medida porque compartes riesgos y costes con el resto de los usuarios del producto. Si después de evaluar los productos terminados que más se acercan a tu problema, descubres que no existe nada que se adapte lo suficiente a lo que necesitas, es el momento de dar el siguiente paso.

Nunca partir de cero. Hace quince años contratar el desarrollo de un software a medida significaba que tras la consultoría, los programadores se sentaban delante de una pantalla vacía y comenzaban a escribir la primera linea de código. Hoy en día todas las compañías que desarrollamos software a medida, disponemos de una extensa biblioteca de “módulos” o “piezas” funcionales ya terminadas que podemos utilizar para disminuir el coste, el tiempo y los errores en los desarrollos a medida. Pide al proveedor que te enseñe esas “piezas” funcionando en aplicaciones iguales o  parecidas a la que será la tuya, desde módulos de almacén, contabilidad, facturación, traducciónes,  a simples controles y componentes del interfaz de usuario. Hoy en día el 80% del software es reutilizable y cuantos más proyectos a medida hace una empresa, más extenso es su “capital funcional” para acometer nuevos proyectos.

Un jefe de proyecto poderoso. Desarrollar un programa a medida requiere el mismo esfuerzo y compromiso por parte del cliente que de la empresa que programa. Designa un único jefe de proyecto en tu empresa con autoridad suficiente para tomar decisiones en el proyecto y comunicarlas a la empresa que desarrolla el software. Esto no quiere decir que no se debata la mejor forma de hacer las cosas internamente, pero debe ser algo previo e interno. Asúmelo, lograr un acuerdo del 100% es imposible y alguien deberá poder tomar decisiones unilateralmente de cara al proveedor. No hay nada peor para un desarrollo de software a medida que cuatro personas diciéndo lo que quieren hacer y cómo hacerlo. Tampoco es bueno echarse atrás en un aspecto importante cuando ya se ha empezado a programar por disparidad de criterios. Como dijo alguien: “Desarrollar programas a partir de especificaciones y caminar sobre las aguas, son dos cosas posibles siempre que las segundas sean sólidas”. En mi vida profesional he asistido a verdaderas batallas campales durante las sesiones de consultoría contemplando como dos jefes de departamento discuten cómo debería comportarse el nuevo programa en un aspecto concreto. Siempre ha sido algo perjudicial para el proyecto.

El método de la bola de nieve. Último día de la consultoría, decimos adiós a los consultores y dos meses mas tarde tenemos el software listo para usar? Dudo mucho que el resultado sea lo que esperabas. Pide a tu proveedor que utilice lo que se conoce como metodologías ágiles o ciclos de desarrollo en espiral y obtendrás resultados mucho mejores. Traducido: No más tarde de tres semanas tras el inicio del proyecto, la empresa debería presentarte un prototipo funcional que por supuesto estará sin acabar, pero que te permitirá tener contacto con las pantallas y el aspecto de la nueva aplicación. Estas reuniones con nuevas versiones del prototipo deben repetirse periódicamente (nosotros solemos usar ciclos de entre una y dos semanas) y te permitirán comunicarle detalles imporantes a tu proveedor y estar al tanto de la evolución del prototipo, que irá mejorando poco a poco hasta tener el resultado final.

Todo al aire y con enchufes. Hoy día un programa no vive sólo, forma parte de un ecosistema junto a otros programas que se utilizan o se acabarán utilizando en tu compañía: La facturación, la contabilidad, el reporting, la ofimática, las nóminas, el CRM, el almacén, el software de la centralita, herramientas de business Intelligence o la máquina de fichar. Todos esos programas pueden comunicarse (o más vulgarmente “enchufarse” entre sí) por lo que conocemos como “interfaces”. Cuando contemples el desarrollo de tu programa a medida, asegúrate que su base de datos será “abierta” (es decir, que otros programas pueden consultarla o conectarse a ella) y que dispone de los interfaces apropiados para colaborar ahora o en el futuro con otras aplicaciones (y de paso pregunta cuanto te van a cobrar el día que les pidas conectarse con otra aplicación). Palabras como motor de base de datos, documentación de webservices, APIs o formatos de importación y  exportación deben estar encima de la mesa desde el principio.

Mejora continua. Un desarrollo a medida da como resultado una herramienta que en cierta forma nunca está acabada. Esa es su peor y mejor cualidad al mismo tiempo. Los productos cerrados son actualizados por los fabricantes de forma independiente, pero los desarrollos a medida deben ser modificados y mejorados de forma periódica por el cliente para adaptarse a los cambios en la organización, pulirse funcionalmente y no quedar obsoletos. No existe una herramienta mejor que un software a medida que se ha ido retocando y mejorando a lo largo de los años. Desgraciadamente también es frecuente encontrar desarrollos que quedan desfasados y aparcados pasado un tiempo por falta de modificaciones o ampliaciones de funcionalidad. Cuando contrates un desarrollo a medida pregúntale a tu proveedor cómo serán los proyectos de modificación en el futuro, cuanto cobrará por las horas de trabajo y qué disponibilidad tendrá para llevar a cabo las tareas que le pidas una vez finalizado el proyecto.

En R2 Sistemas llevamos más de 15 años desarrollando software a medida para empresas mediante nuestra plataforma R2 Metro (antes XML Process) y disponemos de un amplio abanico de soluciones sectoriales de las que partir para lograr herramientas a medida que cumplan con las necesidades de nuestros clientes.

 

 

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